Sistematizar un negocio: ¿Qué significa?
Sistematizar un negocio, quiere decir lograr que trabaje de forma ordenada y siempre se obtengan los mismos resultados de los procesos que lo conforman.
No tiene que ver con invertir fortunas en sistemas informáticos, y que lo hagan todo por uno. La automatización puede ser una herramienta de la sistematización.
Pero el lograr que tu negocio trabaje como un sistema tiene que tener más de enfoque estratégico que técnico. Hacer más con menos.
Tu como emprendedor, tienes la tarea de definir qué procesos y qué procedimientos se necesitan dentro de tu negocio, para completar las tareas de forma siempre igual, con eficiencia, y conseguir los mejores resultados.
Estos deben estar relacionados a la generación de valor para tu cliente, y que generen rentabilidad.
¿Cómo empiezas a sistematizar?
La forma más sencilla de empezar, es dibujar un mapa que explique los pasos que sigue tu negocio para entregar el producto al cliente. Empezando desde la experiencia del cliente.
Así te enfocas en lo que ve el cliente, y que le genera valor. Luego de esto pasas a ver cómo se relacionan los procesos internos de tu negocio, esos que el cliente ni ve ni conoce, pero siente sus beneficios en su experiencia.
Con esta lista de pasos, ya tienes los procesos que conforman tu negocio, y puedes valorarlos y priorizarlos. Has dado tus primeros pasos en sistematizar tu negocio.
¿Qué hago con la lista de «procesos»?
Documéntalos, escríbelos en lenguaje sencillo, si puedes graficarlos mejor, y compártelos con tus colaboradores, para que conozcan que es lo que esperas que ellos realicen, cómo deben realizarlo, y más importante, el impacto que su actividad tiene en el cliente, que finalmente, es la parte más importante de todo este negocio.
¿Qué gano con documentar y compartir procesos?
Tiempo y eficacia. Así de sencillo. Cuando tienes tus procesos claros, sabes su interdependencia. Puedes detectar fácilmente errores y actividades innecesarias.
Tus colaboradores saben qué hacer, y el impacto de eso en el resultado final del negocio.
Si llega una persona nueva, ya tienes un respaldo escrito de lo que debe hacer, y si has logrado que tus colaboradores entiendan y apoyen esos procesos. Tienes una cultura empresarial con fuerte enfoque en cliente.
Así se trate de 2 personas, no importa, recuerda los cimientos son la clave de cualquier emprendimiento.
Y hay algo muy importante, que te va a ayudar a mantener tu enfoque, en ese listado de pasos, y actividades, tu no debes estar involucrado en algo operativo.
Si lo estás, busca cómo lo puedes delegar, aunque no sea inmediatamente, tu enfoque debe estar en conseguirlo. Es magia lo que lograrás con sistematizar correctamente tu negocio.
Y tu al sistematizar ¿qué vas ha hacer en tu negocio?.
Tranquilo, tienes la tarea más importante, LA ESTRATEGIA, debes encargarte, de medir, mejorar, y buscar nuevas opciones, salir de las 4 paredes de tu emprendimiento, y hacerlo crecer.
Recuerda el sistematizar te permite generar los mismos resultados, sin importar quien los ejecute, ni que tan seguido lo ejecuten. Siempre tendrás tu manual de operaciones, para saber cómo realizarlo, y que resultados esperas obtener.
Si haces las mediciones correctas, y le das prioridad a lo verdaderamente importante, tu negocio funcionará operativamente sin ti, tendrás libertad, ese es el cambio entre ser empleado y tener tu propio negocio.
Cómo puedo lograr la sistematización:
Divide y vencerás:
En primer lugar estable las áreas de tu negocio, cómo te decía empecemos desde lo que ve el cliente:
- Servicios adicionales
- Captación de clientes.
- Atención y venta
- Producción o creación del servicio
- Manejo financiero
- Tecnología
- Compra y logística
- Estrategia y gestión
Detecta el proceso clave
En cada área de tu negocio, pasan muchas cosas debes detectar los procesos claves. Pues si vamos a darnos el trabajo de documentarlos, no podemos hacerlo con todo. Caso contrario obtendrás la biblia de tu negocio, y cuando la necesites estará desactualizada y no te servirá de nada.
Establece que parte específica del proceso de las áreas existentes, agrega valor al cliente, hace que te compre a ti, que vuelva, que te recomiende, y te facilita crecer.
Documenta Inteligentemente
Todos amamos las plantillas, y los dibujos, que mejor que hacer una plantilla, que puedas aplicar a todos los procesos que vas a documentar.
Esta plantilla, debe tener espacio para tu «objetivo», el resultado que esperas. Cómo inicia el proceso, ese evento que indica que el proceso debe dar inicio. Un paso a paso de las actividades a desarrollar para que el proceso dé el resultado deseado.
Si es muy complejo, puedes utilizar herramientas cómo narración o video, para hacer más didáctico el aprendizaje de este proceso. También puedes utilizar un «mapa de operaciones», que no es más que el camino que se sigue dentro del proceso para obtener el resultado deseado.
Otra gran herramienta es el «checklist», con comprobaciones de si los pasos de ese proceso se han cumplido. Herramientas tan simples que te permiten sistematizar las tareas.
Otra información imprescindible, es definir los responsables, que persona hace qué, y qué entrega como resultado, y cómo debe hacerlo. Si existe interdependencia con otras personas, que necesita que esté cumplido para él poder empezar su proceso.
Muchas veces también es importante establecer un tiempo para la ejecución. Y que recursos adicionales se necesitan para ejecutar correctamente el proceso.
Con esta plantilla, siempre registrarás lo más importante de los procesos clave de tu empresa. Acabas de sistematizar la sistematización de tu negocio. Doble ganancia.
Comprueba si todo está ahí:
Intercambia posiciones en tu equipo, y has que ejecuten el proceso siguiendo el documento, si lo logran está perfecto, sino busca que información valiosa está faltando e inclúyela. Listo tu documento está listo para ver la luz.
MEGATIP: Ahora plantéate desde tu posición, cómo te vas a asegurar que el proceso se cumplió, debe ser sencillo, fácil de cumplir, y de ser posible, que el siguiente proceso te lo diga sin tener que decirlo.
Y coloca esa acción, como el paso final del proceso. Así tú llevas el control del proceso sin mayor esfuerzo.
Listo, te he resumido en simples pasos, como puedes sistematizar tu negocio, ahora está en tus manos empezar este proceso, es laborioso, pero te traerá innumerables beneficios y sin lugar a dudas un crecimiento exponencial a tu negocio.
Vamos da el primer paso, y empieza el camino hacia el éxito. Suscríbete para encontrar siempre más consejos prácticos para lograr tus metas. Te envío un abrazo con mascarilla.
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